Что такое фактура?

Фактурой называется документ, в котором отображается цена предоставляемого товара или услуги, реквизиты продавца и покупателя. (аналоги в Беларуси и Украине акт выполненных работ/накладная)

Когда выставляется фактура и какая?

1. Когда было предоставлено покупателю товар или услуга - фактура.

2. Когда будет предоставляться товар или услуга после оплаты - фактура.

3. Деньги поступили на счёт - будет предоставляться услуга или товар в ближайшее время.

4. Faktura pro forma = коммерческое предложение. Не несет за собой никаких обязательств. 

5. Faktura zaliczkowa ( фактура заличкова):

• на счет поступила предоплата;

• на счет поступила оплата, но предоставление товара или услуги не предвидится до конца текущего месяца.

6. Faktura końcowa (фактура конечная) — выставляется после поставки товара или выполнения услуги, если ранее была выставлена фактура заличкова, которая не покрывала всей стоимости сделки. В фактуре końcowej учитываются ранее полученные авансы. Если фактуры заличковые покрыли 100% стоимости сделки, обязанности выставлять отдельную фактуру końcową, как правило, нет. 

Ситуационная задача, которую необходимо понимать.

Сам факт выставления фактуры не всегда означает, что именно в этот момент возникает обязанность уплатить VAT. Момент возникновения налоговой обязанности зависит от вида операции.

По общему правилу при продаже товара или оказании услуги обязанность по VAT возникает в момент поставки товара или выполнения услуги.
Если до этого была получена предоплата или аванс, налоговая обязанность в отношении полученной суммы, как правило, возникает в момент получения этой оплаты.
Для отдельных операций действуют специальные правила.

Faktura pro forma не является фактурой в понимании закона о VAT и сама по себе не создаёт обязанности по VAT.

 "... Я выставил фактуру, которую заказчик мне ещё не оплатил, а мне с чего платить государству VAT."

В данном случае необходимо задуматься над вопросом, могу ли я выставить faktura pro forma. Как писалось раньше она не несет налоговое обязательство до момента, когда заказчик оплатит: вам необходимо будет выставить фактура заличковую или обычную фактуру и только тогда у вас появляются налоговые обязательства.

Электронные счета-фактуры (e-Faktura) уже в Польше!

Обязательный KSeF в Польше — система уже действует 

Уважаемые клиенты!

Система KSeF (Krajowy System e-Faktur) обязательна в Польше поэтапно.

С 1 февраля 2026 года обязанность выставлять фактуры через KSeF распространяется на крупнейших налогоплательщиков, у которых объем продаж вместе с VAT за 2024 год превысил 200 млн zł.

С 1 апреля 2026 года обязанность распространяется на остальных предпринимателей.

До конца 2026 года предусмотрено исключение для самых малых предпринимателей, у которых общая стоимость продаж, документированная фактурами, не превышает 10 000 zł brutto в месяц. Для них обязательное выставление фактур через KSeF начинается с 1 января 2027 года.

Получение фактур через KSeF для польских налогоплательщиков действует, как правило, уже с 1 февраля 2026 года. 

Что это означает на практике:

✅ Программа Systim, в которой мы с Вами работаем, интегрирована с KSeF.

Фактуры, которые подлежат передаче в KSeF, необходимо отправлять из программы в систему KSeF. .

Когда нужно выставлять фактуру? 

❗️Фактуру следует выставлять своевременно — после выполнения услуги или осуществления продажи.

Не следует накапливать фактуры, чтобы затем выставить их все одновременно в конце месяца или задним числом.

Например, если услуга была выполнена 5 сентября, рекомендуем выставить фактуру 5 сентября, а не ждать конца месяца или следующего месяца.

По общему правилу законодательство допускает выставление фактуры не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем выполнения услуги или поставки товара. Однако это максимальный установленный срок, а не рекомендуемая дата выставления фактуры.

Особенно важно соблюдать своевременное выставление фактур при работе с KSeF, поскольку дата фактической отправки документа в систему фиксируется.

✅ Получение фактур от польских контрагентов

Фактуры от польских контрагентов поступают в KSeF. Их можно получать через программу, интегрированную с KSeF, в том числе через Systim. 

🚫 Если покупатель является польским налогоплательщиком с NIP и получает фактуру через KSeF, как правило, не нужно дополнительно отправлять ему эту фактуру по электронной почте или на бумаге. 

🚫 Не нужно ждать фактуры от польских поставщиков по почте или email

Что с заграничными контрагентами?

Если покупатель является иностранным контрагентом, фактура, которая подлежит обязательному KSeF, выставляется в KSeF, однако иностранному покупателю необходимо дополнительно предоставить её согласованным с ним способом, например в электронной форме. В предусмотренных законодательством случаях визуализация такой фактуры должна содержать соответствующий QR-код. 

Фактуры от иностранных поставщиков, которые не выставляются через польский KSeF, автоматически в KSeF не появятся. Их по-прежнему необходимо получить от поставщика и передать в бухгалтерию в установленном порядке. 

🛠 Что необходимо проверить сейчас:

✅ настроены ли полномочия пользователей в KSeF;
✅ работает ли обмен данными между Systim и KSeF;
✅ знают ли сотрудники, ответственные за выставление фактур, как отправлять и получать документы через KSeF;
✅ получен ли сертификат KSeF, необходимый в том числе для предусмотренных законодательством режимов offline.

❗️Важно: в рамках организации работы Galakton полномочия бухгалтера могут быть ограничены просмотром и обработкой документов. За выставление фактур и их отправку в KSeF отвечает клиент или назначенный им сотрудник. 

💡 Мы предлагаем помощь:

Бесплатное обучение на польском языке:

• ссылки на вебинары и материалы (ниже или напрямую от бухгалтера);

• Инструкции на русском языке доступны для наших клиентов;

• Индивидуальная настройка и обучение с нашим сотрудником (платная опция).

📩 Если у Вас есть вопросы — пишите на центральный номер Galakton секретариат или вашему бухгалтеру!

Если у Вас возникают вопросы по работе с KSeF, обращайтесь к своему бухгалтеру или в секретариат Galakton. 

🎓 Актуальные официальные материалы и обучения по KSeF доступны на сайте Министерства финансов — ksef.podatki.gov.pl. 

❗️ Важно - семинары на польском языке!

 Если Вы слабо владеете польским языком, вот два способа понять содержание семинара в  Teams :

✅ 1. Использование функции перевода в браузере (через Google Chromeили Edge)

Как работает:

Если вы откроете веб-версию Teams   через Google Chrome или Microsoft Edge, то:

Вы можете включить автоматический перевод страницы.

Браузер будет переводить весь текст, включая субтитры и интерфейс.

Минус: речь спикера переводиться не будет, только текст и чат.

✅ 2. Использование стороннего приложения для перевода речи (второе устройство)

Как работает:

Слушаете семинар в Teams на основном устройстве.

На втором устройстве (например, смартфоне) запущен Google Translate или Microsoft Translator:

Включаете режим перевода речи,

Устройство «слушает» вебинар и показывает перевод на русском.

Как включить:

В Google Translate:

Выберите «Польский → Русский»,

Нажмите «Перевести голос» (значок микрофона).

⚠️ Это не идеально, но помогает понимать общий смысл.

KSeF в программе Systim

 Полезный ресурс в программе Systim:

В программе Systim доступна бесплатная 10-минутная видеоинструкция, показывающая, как выглядит процесс выставления и получения фактур через систему KSeF.

Чтобы найти её, нажмите кнопку Pomoc (Справка) в самом нижнем правом углу окна программы.

🔗 Ссылки на видео и справку:

▶️  Посмотреть👉 Видео

📘 Почитать  👉 Статья